Odlok o ustanovitvi javnega zavoda Knjižnica Ivana Potrča Ptuj - neuradno prečiščeno besedilo (2)

Uradni list RS, št. 9/04; Uradni vestnik Mestne občine Ptuj, št. 12/08; Uradni list RS št. 102/09

S tem odlokom Mestna občina Ptuj in občine Destrnik, Gorišnica, Hajdina, Juršinci, Kidričevo, Markovci, Majšperk, Videm, Zavrč in Žetale (v nadaljevanju: občine ustanoviteljice) ustanavljajo javni zavod Knjižnica Ivana Potrča Ptuj (v nadaljevanju: zavod) za izvajanje javne službe na področju knjižnične dejavnosti.

V aktu uporabljeni in zapisani izrazi v slovnični obliki za moški spol, se uporabljajo kot nevtralni za ženski in moški spol.

 

S tem odlokom se ureja status, organiziranost zavoda in vsebina dela zavoda, dejavnost zavoda, vrste gradiva, organi zavoda, knjigovodstvo in finančno poslovanje zavoda, premoženje, viri in način pridobivanja sredstev za delo zavoda, nastopanje v pravnem prometu, varovanje poslovne tajnosti, splošni akti zavoda, medsebojne pravice in obveznosti ter način določanja deležev občin pri sofinanciranju.

Ime zavoda je Knjižnica Ivana Potrča Ptuj.
Skrajšano ime zavoda je KIP Ptuj.
Sedež zavoda je Prešernova ulica 33–35, Ptuj.
Zavod je pravna oseba s popolno odgovornostjo in odgovarja za svoje obveznosti z vsem premoženjem, s katerim razpolaga.
Zavod je vpisan v sodni register pri Okrožnem sodišču na Ptuju pod številko 1/127-00.

Zavod ima in uporablja okrogli pečat, premera 35 mm, v katerem je oblika ptujskega grba.
Zgornji del grba je v obliki odprte knjige, iz katere se razpeti listi iz knjige dvigujejo in spreminjajo v ptice. Na zunanjem obodu je izpisano: Knjižnica Ivana Potrča Ptuj.
Zavod ima in uporablja tudi pečat okrogle oblike premera 20 mm z enako vsebino kot pečat iz prvega odstavka tega člena.
Pečat iz prvega odstavka tega člena uporablja zavod v pravnem prometu za žigosanje vseh aktov, dokumentov in dopisov, ki jih pošilja organom, organizacijam, društvom, občanom in uporabnikom.
Pečat iz drugega odstavka tega člena uporablja zavod za žigosanje predvsem finančne in knjigovodske dokumentacije.
Knjižnica uporablja tudi posebne pečate za označevanje pripadnosti gradiva.
Število posameznih pečatov, njihovo uporabo, način varovanja in uničevanja ter delavce, ki so zanje odgovorni, določi direktor.

Zavod je ustanovljen in organiziran kot osrednja splošna knjižnica za območje Mestne občine Ptuj in občin Cirkulane, Destrnik, Dornava, Gorišnica, Juršinci, Kidričevo, Majšperk, Videm, Zavrč, Hajdina, Markovci, Podlehnik, Sv. Andraž v Slovenskih goricah, Trnovska vas in Žetale.

Zavod ima naslednje oddelke:
- Študijski oddelek z mediateko
- Mladinski oddelek
- Domoznanski oddelek
- Oddelek potujoče knjižnice
- Oddelek za razvoj in digitalizacijo
- Oddelek nabave
- Oddelek obdelave
in službe:
- Služba za razvoj mreže in
- Upravno-tehnična služba.

Zavod organizira v zainteresiranih občinah svoje stalne enote in izposojevališča, svojo dejavnost pa opravlja tudi z bibliobusom.

Delo zavoda je javno. Javnost dela zavod zagotavlja z obveščanjem o svojem delu, z informacijami o dopolnjevanju knjižničnega gradiva ter s poročili o dejavnosti in opravljenem delu.

Zavod se povezuje in deluje v sistemu Cobiss.

V sklopu službe za razvoj mreže zavod razvija strokovnost in organiziranost knjižnične dejavnosti, skrbi za strokovno izpopolnjevanje delavcev knjižnice in drugih, ki urejajo in posedujejo knjižnično gradivo in usmerja knjižnično gradivo, ki ga knjižnice izločajo.

Nadzor nad zakonitostjo dela zavoda izvajajo občine ustanoviteljice.

Dejavnost zavoda je javna služba, katere izvajanje je v javnem interesu.

V okviru svoje dejavnosti zavod opravlja zlasti naslednje naloge:
- zbiranje, obdelovanje, hranjenje in posredovanje knjižničnega gradiva,
- zagotavljanje dostopa do knjižničnega gradiva in elektronskih publikacij,
- izdelovanje knjižničnih katalogov, podatkovnih zbirk in drugih informacijskih virov,
- posredovanje bibliografskih in drugih informacijskih proizvodov in storitev,
- zbiranje, obdelovanje, varovanje in posredovanje domoznanskega gradiva za območje, ki ga pokriva,
- sodelovanje v medknjižnični izposoji in posredovanju informacij,
- pridobivanje in izobraževanje uporabnikov,
- informacijsko opismenjevanje,
- varovanje knjižničnega gradiva, ki je kulturni spomenik in
- drugo bibliotekarsko, dokumentacijsko in informacijsko delo,
- sodeluje v vseživljenjskem izobraževanju,
- zagotavlja dostopnost in uporabo gradiv javnih oblasti, ki so splošno dostopna na elektronskih medijih,
- organizira posebne oblike dejavnosti za otroke, mladino in odrasle, ki so namenjene vzpodbujanju bralne kulture,
- organizira posebne oblike dejavnosti za otroke, mladino in odrasle s posebnimi potrebami,
- organizira kulturne prireditve, ki so povezane z njegovo dejavnostjo,
- zagotavlja storitve za skupine prebivalcev s posebnimi potrebami,
- prireja seminarje, strokovna posvetovanja, tečaje, predavanja,
- vzdržuje stike s sorodnimi zavodi doma in v tujini,
- izmenjuje knjižnične prireditve in razstave,
- pripravlja in izdeluje vrste publikacij v knjižni in neknjižni obliki,
- nudi strokovno pomoč vsem knjižnicam s svojega območja.
Poleg nalog iz prejšnjega odstavka opravlja zavod tudi naslednje naloge:
- organizacija, priprava in izvedba kongresov, posvetovanj, seminarjev, predavanj, proslav in drugih prireditev komercialne narave,
- oddajanje dvoran in drugih prostorov,
- posojanje tehnične opreme in nudenje tehničnih storitev,
- nudenje pogodbenih storitev v okviru registrirane dejavnosti,
- informativno-propagandna in založniška dejavnost, namenjena izvajanju registrirane dejavnosti, ki ni javna služba.
Opravljanje dejavnosti iz prejšnjega odstavka tega člena ne sme ogroziti izvajanja javne službe.

Zavod se lahko povezuje v zveze in druga strokovna združenja.

Zavod lahko opravlja tudi gospodarsko dejavnost, če je ta namenjena opravljanju knjižnične dejavnosti kot javne službe.

Dejavnost zavoda je v skladu z uredbo o uvedbi in uporabi standardne klasifikacije dejavnosti razvrščena v:
C/18.120               Drugo tiskanje
C/18.130               Priprava za tisk in objavo
C/18.140               Knjigoveštvo in sorodne dejavnosti
C/18.200               Razmnoževanje posnetih nosilcev zapisa
G/47.990               Druga trgovina na drobno zunaj prodajaln, stojnic in tržnic
H/49.410               Cestni tovorni promet
J/58.110                Izdajanje knjig
J/58.140                Izdajanje revij in druge periodike
J/58.190                Drugo založništvo
J/59.200                Snemanje in izdajanje zvočnih zapisov in muzikalij
J/62.010                Računalniško programiranje
J/63.110                Obdelava podatkov in s tem povezane dejavnosti
J/63.120                Obratovanje spletnih portalov
L/68.200                Oddajanje in obratovanje lastnih ali najetih nepremičnin
M/72.200               Raziskovalna in razvojna dejavnost na področju družboslovja in humanistike
N/77.220               Dajanje videokaset in plošč v najem
N/82.190               Fotokopiranje, priprava dokumentov in druge posamične pisarniške dejavnosti
N/82.300               Organiziranje razstav, sejmov, srečanj
P/85.520                Izobraževanje, izpopolnjevanje in usposabljanje na področju kulture in umetnosti
P/85.590                Drugje nerazvrščeno izobraževanje, izpopolnjevanje in usposabljanje
R/90.010               Umetniško uprizarjanje
R/90.020               Spremljajoče dejavnosti za umetniško uprizarjanje
R/90.040               Obratovanje objektov za kulturne prireditve
R/91.011               Dejavnost knjižnic
R/91.030               Varstvo kulturne dediščine.
Zavod lahko sklepa pogodbe in opravlja druge pravne posle samo v okviru dejavnosti, ki je vpisana v sodni register.

Zavod zbira vse vrste knjižničnega gradiva: objavljene tiske, zvočne, strokovne, elektronske ali kako drugače tehnično izdelane zapise, ki so namenjeni za potrebe kulture, izobraževanja, raziskovanja in informiranja.
Knjižnično gradivo so tudi rokopisi in drugo neobjavljeno gradivo namenjeno potrebam iz prejšnjega odstavka.

Organi zavoda so:
- direktor
- svet zavoda
- strokovni svet.

Direktor zavoda organizira in vodi poslovanje ter strokovno delo zavoda. Je poslovni in programski direktor. Predstavlja in zastopa zavod in je odgovoren za zakonitost in strokovnost dela zavoda.
Direktorja zavoda imenuje svet zavoda, na podlagi javnega razpisa. Mandat direktorja traja pet let in je po preteku lahko ponovno imenovan.
Na podlagi sklepa o imenovanju direktorja, sklene z njim pogodbo o zaposlitvi v imenu sveta zavoda njegov predsednik.

Svet zavoda si mora pred imenovanjem ali razrešitvijo direktorja, pridobiti soglasje občin ustanoviteljic, ki imajo v lasti več kot polovico ustanoviteljskega deleža glede na število prebivalcev in mnenje občin, ki so na zavod s pogodbo prenesle opravljanje te dejavnosti ter mnenje strokovnih delavcev zavoda. Soglasja in mnenja se nanašajo na kandidata za direktorja, ki ga predlaga svet zavoda izmed tistih prijavljenih, ki izpolnjujejo pogoje. Če občine ustanoviteljice ali občine pogodbenice in strokovni delavci ne odgovorijo v roku 60 dni, se šteje, da so bila soglasja podana oziroma mnenja pozitivna. Po pridobitvi soglasij in mnenj svet zavoda imenuje direktorja z večino glasov vseh članov sveta.

Med začasno odsotnostjo nadomešča direktorja delavec, ki ga s splošnim pooblastilom pooblasti direktor.
Pooblaščeni delavec ima v času nadomeščanja vse pristojnosti določene v pooblastilu direktorja.

Naloge direktorja so:
- organizira delo zavoda,
- sprejema strateški načrt,
- sprejema program dela s finančnim načrtom,
- sprejema akt o organizaciji dela po predhodnem mnenju reprezentativnih sindikatov v zavodu,
- sprejema akt o sistemizaciji delovnih mest po predhodnem mnenju reprezentativnih sindikatov v zavodu,
- sprejema kadrovski načrt,
- sprejema načrt nabav in odprodaje osnovnih sredstev ter investicijskega vzdrževanja,
- sprejema druge akte, ki urejajo pomembna vprašanja v zvezi z delovanjem zavoda,
- poroča občinam ustanoviteljicam in svetu o zadevah, ki lahko pomembno vplivajo na delovanje zavoda,
- pripravi letno poročilo,
- sklepa zavodsko kolektivno pogodbo, če jo zavod ima in
- druge naloge, določene z ustanovitvenim aktom.
K aktom iz druge, tretje, četrte, pete, šeste, sedme in enajste alinee prejšnjega odstavka daje soglasje svet zavoda.
Direktor je dolžan o svojih ugotovitvah v zvezi s strokovnim delom obveščati strokovni svet zavoda ter sprejemati ukrepe za odpravo pomanjkljivosti in za napredek strokovnega dela.
Direktor je samostojen pri opravljanju poslov iz svojega delovnega področja.
Direktor je za svoje delo odgovoren svetu zavoda. Direktor mora pri vodenju poslov ravnati z javnimi sredstvi s skrbnostjo vestnega gospodarstvenika.
Pri izvrševanju svoje funkcije ima direktor v delovnem procesu pravico in dolžnost določati in odrejati dela in naloge posameznim delavcem ali skupini delavcev za izvršitev določenih zadev v skladu z določbami splošnih aktov zavoda.
V pravnem prometu zastopa in predstavlja zavod direktor neomejeno in je pooblaščen za sklepanje pogodb v okviru potrjenega finančnega načrta (letnega izvedbenega načrta), razen:
- pogodb o investicijah, za katere je potreben sklep sveta zavoda,
- pogodb, ki se nanašajo na nepremičnine, ki jih ima zavod v upravljanju, za katere je potrebno soglasje lastnika.

Za direktorja je lahko imenovan kandidat, ki izpolnjuje naslednje pogoje:
- univerzitetna izobrazba,
- pet let vodstvenih delovnih izkušenj,
- znanje enega svetovnega jezika,
- poznavanje dejavnosti s področja kulture,
- opravljen strokovni izpit iz bibliotekarstva,
- vodstvene in organizacijske sposobnosti in znanja s področja upravljanja.
Kandidat mora predložiti program dela in razvoja zavoda.

Direktor sklene delovno razmerje za določen čas, za čas trajanja mandata.
Delavca, ki je bil pred imenovanjem za direktorja zaposlen v istem zavodu za nedoločen čas, se po prenehanju funkcije premesti v skladu s sistemizacijo delovnih mest in kadrovskim načrtom na prosto delovno mesto, ki ustreza njegovi strokovni izobrazbi in za katero izpolnjuje predpisane pogoje.
Pravice in dolžnosti delodajalca v razmerju do direktorja zavoda, izvaja svet zavoda, ki sklepa pogodbe o zaposlitvi.

Direktor je lahko razrešen pred potekom časa, za katerega je imenovan.
Svet zavoda razreši direktorja:
- če direktor sam zahteva razrešitev,
- če nastopi kateri od razlogov, ko po predpisih iz delovnih razmerij preneha delovno razmerje po samem zakonu,
- če direktor pri svojem delu ne ravna po predpisih in splošnih aktih zavoda ali neutemeljeno ne izvršuje sklepov organov zavoda ali ravna v nasprotju z njimi,
- če direktor s svojim nevestnim ali nepravilnim delom povzroči zavodu večjo škodo, ali če zanemarja ali malomarno opravlja svoje dolžnosti, tako da nastanejo ali bi lahko nastale hujše motnje  pri opravljanju dejavnosti zavoda,
- zaradi bistvenih sprememb kot sta bistveno spremenjena dejavnost, zaradi katere je zavod ustanovljen ali zaradi prenosa ustanoviteljstva.
Svet zavoda je dolžan seznaniti direktorja o razlogih za razrešitev in mu dati možnost, da se o njih v roku 60 dni izjasni.

Če direktorju predčasno preneha mandat, oziroma če nihče izmed prijavljenih kandidatov za direktorja ni imenovan, svet zavoda imenuje vršilca dolžnosti direktorja izmed strokovnih delavcev knjižnice, oziroma izmed prijavljenih kandidatov, vendar največ za eno leto.

Zoper odločitev o razrešitvi ima prizadeti pravico zahtevati sodno varstvo, če meni, da je bil kršen za razrešitev določen postopek in da je kršitev lahko bistveno vplivala na odločitev ali da niso podani razlogi za razrešitev iz predhodnega člena.
Zahteva za sodno varstvo se vloži v petnajstih dneh po prejemu odločitve o razrešitvi pri pristojnem sodišču.

Svet zavoda (v nadaljevanju: svet) ima naslednje naloge:
- nadzira zakonitost dela in poslovanja zavoda,
- spremlja, analizira in ocenjuje delovanje zavoda,
- predlaga ustanovitelju revizijo poslovanja, ki jo lahko opravi tudi notranji revizor ustanovitelja,
- ocenjuje delo direktorja,
- daje soglasje k strateškemu načrtu, programu dela, finančnemu načrtu, sistemizaciji delovnih mest, organizaciji dela, kadrovskemu načrtu, načrtu nabav in k zavodski kolektivni pogodbi, pogodbam o investicijah, ter nadzira njihovo izvajanje,
- daje soglasje k cenam javnih kulturnih dobrin,
- imenuje in razrešuje direktorja,
- sklepa pogodbo o zaposlitvi z direktorjem in
- potrjuje letno poročilo zavoda.

Svet veljavno razpravlja in odloča na sejah. Seje sveta se sklicujejo po potrebi.
Seje sklicuje in vodi predsednik, v njegovi odsotnosti pa njegov namestnik. Predsednika in namestnika izvolijo člani sveta na prvi seji izmed svojih članov.
Predsednik sveta mora sklicati sejo, če to zahteva direktor, občine ustanoviteljice oziroma njihovi predstavniki. Če predsednik sveta odkloni sklic, skliče sejo direktor zavoda.
Svet sprejema odločitve z večino glasov vseh članov. V primeru enakega števila glasov, odloči glas predsednika sveta.
Člani sveta glasujejo javno z dviganjem rok, razen če se ne odločijo, da o posameznem predlogu odločitve glasujejo tajno.

(1) Svet sestavlja šest članov, in sicer:
- pet predstavnikov občin ustanoviteljic, ki jih izmed strokovnjakov s področja dela zavoda, financ in pravnih zadev imenujejo občine ustanoviteljice ter
- en predstavnik zaposlenih.
(2) Razporeditev predstavnikov občin ustanoviteljic v svetu je naslednja:
- Mestna občina Ptuj - dva predstavnika,
- občine levega brega Drave (Destrnik, Gorišnica, Juršinci, Markovci) - en predstavnik,
- občine desnega brega Drave (Hajdina, Kidričevo, Majšperk, Videm, Zavrč in Žetale) - dva predstavnika.
(3) Člane sveta imenujejo občine po deležu prebivalcev, ki jih pokrivajo. Predstavnik, ki predstavlja več občin v svetu, mora biti vsak mandat iz druge občine.
(4) Svet sklepa veljavno, če je na seji navzoča večina članov sveta.
(5) Podrobnejše delovanje uredi svet s poslovnikom.

(1) Predstavnika delavcev izvolijo zaposleni v zavodu na neposrednih in tajnih volitvah.
(2) Pravico voliti in biti izvoljen imajo vsi zaposleni, ki delajo v zavodu nepretrgoma najmanj šest mesecev, razen direktorja in vodilnega osebja. Družinski člani vodilnega osebja nimajo pravice voliti predstavnikov v svet zavoda.
(3) Svet s sklepom razpiše volitve največ devetdeset in najmanj šestdeset dni pred potekom mandata sveta. S sklepom o razpisu volitev se določita dan volitev in vsebina predlogov kandidatur ter imenuje volilna komisija. Sklep o razpisu se javno objavi v zavodu.

(1) Postopek volitev predstavnika zaposlenih v svet vodi volilna komisija, ki jo sestavljajo predsednik ter dva člana. Predsednik ter člani volilne komisije ne morejo biti kandidati za člana sveta.
(2) Volilna komisija skrbi za zakonitost volitev, ugotavlja popolnost predlogov kandidatov, določi seznam volivcev, ugotavlja izide glasovanja in objavi, kateri kandidat je izvoljen v svet ter vodi neposredno tehnično delo v zvezi z volitvami.
(3)Pravico do vložitve predloga za kandidaturo imajo vsi zaposleni v zavodu, ki pridobijo najmanj deset odstotno podporo zaposlenih. Predlog mora biti predložen volilni komisiji v petnajstih dneh od objave sklepa o razpisu volitev. Predlog mora vsebovati osebna imena in podpise predlagateljev ter osebne podatke kandidata s priloženim soglasjem.

(1) Voli se z glasovnicami. Vsak zaposleni ima en glas. Na glasovnici se navedejo imena kandidatov po abecednem redu njihovih priimkov, z navedbo, da se voli en kandidat. Voli se tako, da se obkroži zaporedna številka pred imenom kandidata, za katerega se želi glasovati.
Neizpolnjena glasovnica in glasovnica, na kateri ni mogoče ugotoviti volje volivca, sta neveljavni. Neveljavna je tudi glasovnica, če je volivec izbral več kot enega kandidata.
(2) Za člana sveta je izbran tisti kandidat, ki je zbral največje število glasov. Če sta dva kandidata prejela isto število glasov, se izbere tisti, ki ima daljšo delovno dobo v zavodu.

Predsednik sveta 60 dni pred iztekom mandata članov sveta, pozove občine ustanoviteljice za imenovanje novihpredstavnikov v svet.

(1) Član sveta, ki ga imenuje ustanovitelj, je lahko razrešen pred potekom mandata za katerega je bil imenovan, če:
- sam zahteva razrešitev,
- se ne udeležuje sej,
- pri svojem delu ne ravna v skladu s predpisi,
- ne opravlja svojih nalog oziroma jih ne opravlja strokovno,
- s svojim ravnanjem škoduje delu in ugledu zavoda.
(2) O predčasni razrešitvi predstavnika občin ustanoviteljic odloča na predlog sveta ali direktorja občina oziroma občine ustanoviteljice, ki so člana imenovale.
(3) V primeru predčasne razrešitve člana sveta se za čas do izteka mandata imenuje novi član, po istem postopku, kot je bil imenovan razrešeni član.

(1) Predstavniku zaposlenih v svetu predčasno preneha mandat s prenehanjem delovnega razmerja v zavodu ter z odpoklicem.
(2) Postopek odpoklica predstavnika zaposlenih v svetu se začne na predlog najmanj desetih odstotkov zaposlenih v zavodu. Zahteva mora vsebovati razloge za odpoklic in priložene podpise zaposlenih, ki predlagajo odpoklic. Predloži se volilni komisiji, ki je vodila postopek volitev. Volilna komisija preveri formalno pravilnost zahteve, ne da bi presojala razloge za odpoklic. Če se zahteva ne zavrne, volilna komisija razpiše glasovanje o odpoklicu predstavnika zaposlenih v svetu in določi dan glasovanja. Predstavnik zaposlenih je odpoklican, če je za odpoklic glasovala večina zaposlenih v zavodu.

Člani sveta se imenujejo za dobo petih let in so lahko ponovno imenovani.

Strokovni svet sestavljajo posamezniki, ki lahko s svojimi strokovnimi oziroma poslovnimi izkušnjami in javnim ugledom prispevajo k boljšemu delovanju zavoda.

Zavod ima strokovni svet, ki ima naslednje naloge:
- spremlja in ocenjuje delovanje zavoda in politiko njegovih ustanoviteljev,
- ugotavlja ustreznost strateškega načrta in programa dela glede na namen, zaradi katerega je zavod ustanovljen,
- obravnava vprašanja s področja strokovnega dela zavoda in daje direktorju mnenja, predloge in pobude za reševanje teh vprašanj,
- daje predhodno mnenje k zavodski kolektivni pogodbi, če jo zavod ima,
- daje druge pobude in predloge v zvezi z delovanjem zavoda.

Strokovni svet ima šest članov:
- dva člana imenujejo zaposleni, pri čemer je eden izvoljen izmed vseh zaposlenih, drugi pa izmed strokovnih delavcev,
- dva člana imenuje Kulturniška zbornica RS in
- dva člana imenuje Zveza splošnih knjižnic.
Za člane strokovnega sveta je član lahko imenovan največ dvakrat.
Volitve predstavnikov delavcev se uredijo v aktu, ki ga sprejme direktor v soglasju s svetom. Volitve se razpišejo največ 90 in najmanj 60 dni pred potekom mandata.
Direktor mora pozvati predlagatelje na dostavo predlogov najmanj 90 dni pred potekom mandata.
Na prvi konstitutivni seji člani izmed sebe izvolijo predsednika in namestnika.
Mandat članov strokovnega sveta traja 5 let. Po preteku mandata so lahko ponovno imenovani oziroma izvoljeni.
Strokovni svet zavoda sklepa veljavno, če je na seji navzoča večina članov sveta.
Strokovni svet zavoda sprejema odločitve z večino glasov vseh članov.
Podrobnejše delovanje uredi strokovni svet zavoda s poslovnikom.

Prvo konstitutivno sejo sveta in strokovnega sveta skliče direktor v roku 30 dni po imenovanju oziroma po izvolitvi predstavnikov delavcev in prejemu predlogov.
Svetu začne teči mandat z dnem konstituiranja.
Strokovnemu svetu začne teči mandat z dnem konstituiranja.

Zavod vodi knjigovodstvo in knjigovodske evidence po načelih in pravilih, ki jih določa zakon.
Za pravilno in zakonito vodenje knjigovodstva in knjigovodskih evidenc odgovarjata računovodja in direktor zavoda.

Premoženje zavoda, ki se nahaja v Mestni občini Ptuj, je last Mestne občine Ptuj, v ostalih izposojevališčih je last tiste občine, kjer je izposojevališče.
Bibliobus je last vseh občin, ki so bibliobus financirale v višini deleža financiranja. Z bibliobusom pa upravlja zavod.
Za upravljanje s premoženjem je zavod odgovoren vsaki od občin glede na delež premoženja.
S knjižničnim gradivom samostojno upravlja in razpolaga zavod in je fizično nedeljivo.

Zavodu se dajejo v upravljanje premičnine in nepremičnine, ki ležijo na parc. št. 1342 in 1343, obe pripisani pri vl. št. 811 k.o. Ptuj.

Zavod pridobiva sredstva za delo oziroma za izvajanje dejavnosti:
a) iz javnih virov za opravljanje javne službe:
iz sredstev državnega proračuna za nakup knjig in računalniške opreme,
iz sredstev državnega proračuna za izvajanje posebnih nalog osrednje območne knjižnice,
iz sredstev proračunov občin ustanoviteljic za materialne stroške in stroške dela,
iz sredstev proračunov občin ustanoviteljic za nakup knjig in drugega knjižničnega gradiva,
iz sredstev proračunov občin ustanoviteljic za financiranje ostalih izposojevališč v občinah in bibliobusa oziroma zagotavljanje knjižnične mreže;
b) iz nejavnih virov za opravljanje javne službe:
z zaračunavanjem nekaterih dodatnih stroškov storitev v skladu s 5. členom Uredbe o osnovnih storitvah knjižnic (Uradni list RS, št. 29/03), če je to predvideno v sprejetem finančnem načrtu;

c) iz dejavnosti na trgu, ki niso javna služba:
iz sredstev drugih uporabnikov, donacijami, darili in iz drugih zakonitih virov, na način in pod pogoji določenimi z zakonom, z oddajanjem prostorov za potrebe razstav, seminarjev, srečanj in podobno.

Sredstva za izvajanje javne službe zagotavljajo občine ustanoviteljice in drugi pogodbeni partnerji na podlagi pogodbe ter na podlagi usklajenega programa dela in finančnega načrta, pripravljenih skladno s pogoji iz 36. člena zakona o knjižničarstvu, h katerima so podale občine ustanoviteljice in pogodbeni partnerji soglasje.

V primeru, da posamezna občina ustanoviteljica ali pogodbeni partner ne izpolnjuje svojih obveznosti do zavoda po tem odloku, mora zavod o tem obvestiti ostale občine ustanoviteljice in Ministrstvo za kulturo.

O načinu razpolaganja presežka prihodkov nad odhodki odloča na predlog direktorja svet. Ta sredstva se uporabljajo le za opravljanje in razvoj dejavnosti zavoda.
Sredstva od prodaje proizvodov in storitev ustvarjenih na trgu, lahko zavod deli v skladu z zakonodajo in sprejetim finančnim načrtom, vendar le za razvoj dejavnosti zavoda.

O načinu pokrivanja morebitnega primanjkljaja odločajo na predlog direktorja, po predhodnem soglasju sveta zavoda, občine ustanoviteljice in pogodbene partnerice, ki so pokrile svoje obveznosti v skladu s sprejetim finančnim načrtom zavoda.

Zavod je pravna oseba in nastopa v pravnem prometu v okviru svoje dejavnosti samostojno, z vsemi pravicami in obveznostmi, v svojem imenu in za svoj račun.
Za svoje obveznosti odgovarja z vsemi finančnimi sredstvi, s katerimi upravlja.

Za poslovno tajnost štejejo podatki in listine, katerih nepooblaščena objava ali posredovanje bi škodovala interesom ali ugledu zavoda.

Za poslovno tajnost se štejejo podatki in listine:
- osebni podatki o članih knjižnice,
- podatki in dokumenti, ki so s predpisi določeni za poslovno tajnost,
- podatki in listine, ki jih svet določi za poslovno tajnost,
- podatki in listine, ki jih zavodu zaupno sporočijo pristojni organi ali druge organizacije in
- dokumenti v knjižnici zaposlenih delavcev.
Poleg listin so lahko poslovna tajnost tudi predmeti, npr. nosilci zvoka ali slike, CD-romi, računalniške baze podatkov, načrti, vzorci …

Dokumente in podatke, ki se štejejo za poslovno tajnost, morajo varovati vsi delavci zavoda.
Delavec je dolžan varovati poslovno tajnost tudi po prenehanju delovnega razmerja v zavodu.
Kršitev poslovne tajnosti se šteje za hujšo kršitev delovnih obveznosti.
Dokumenti in podatki, določeni kot tajnost, se ne smejo sporočiti ali odstopiti drugim, razen če je to z zakonom določeno.
Če je za izvrševanje dela zavoda nujno, se smejo podatki in dokumenti sporočiti pristojnim organom.
Osebni podatki delavcev zavoda se smejo uporabljati samo za namene, za katere so zbrani. Le s soglasjem delavca sme direktor posredovati podatke za drugo rabo oziroma namene.
Listine in podatke, ki štejejo za poslovno tajnost, sme posredovati pooblaščenim organom le direktor knjižnice.

Zavod ima naslednje splošne akte:
- akt o sistemizaciji delovnih mest, ki mora biti v skladu s pravilnikom, izdanim na podlagi drugega odstavka 36. člena zakona o knjižničarstvu oziroma s sprejetimi normativi in standardi,
- splošni akt o varstvu pri delu in požarni varnosti,
- splošne akte o knjigovodstvu, finančnem poslovanju in drugih zadevah s področja materialno finančnega poslovanja,
- poslovnik knjižnice in
- pravilnik o poslovanju in
- druge splošne akte.
Pred sprejemom splošnega akta zavoda se organizira razprava, na kateri lahko delavci ali sindikat dajejo pripombe, stališča in mnenja ali predlagajo spremembe oziroma dopolnitve določb splošnih aktov.
Ob odločitvi za sprejem posameznega splošnega akta svet oziroma direktor določi način in roke za pripravo delovnega besedila osnutka oziroma predloga splošnega akta, določi strokovni organ ali delavca, ki vodi razpravo in zbira pripombe ter daje mnenja o določilih delovnega besedila, osnutka oziroma predloga splošnega akta ter določi potek sprejemanja.

Medsebojne pravice in obveznosti občine ustanoviteljice uredijo s pogodbo. Občine ustanoviteljice pooblaščajo za podpis pogodbe svoje župane.
Z občinami, ki ne želijo biti občine ustanoviteljice zavoda, le-ta sklene pogodbo o izvajanju in financiranju dejavnosti za to občino.

Med občine ustanoviteljice oziroma občine pogodbenice, se finančna obveznost za skupne stroške razdeli na podlagi pravilnika o načinu določanja skupnih stroškov osrednjih knjižnic, ki zagotavljajo knjižnično dejavnost v več občinah in stroškov krajevnih knjižic (Uradni list RS, št. 19/03).
Občine letno zagotavljajo sredstva za sofinanciranje nakupa knjižničnega gradiva v dvanajstinah in glede na število prebivalcev občine.
Občine zagotavljajo sredstva za skupne stroške in nakup gradiva v skladu s sprejetim finančnim načrtom zavoda in glede na število prebivalcev.
Skupni stroški obsegajo predvsem materialne stroške in stroške dela, povezane z izborom, nabavo in obdelavo knjižničnega gradiva, z uporabo referenčne zbirke in bibliobusa ter z delovanjem skupnih služb.

Svet in strokovni svet morata biti imenovana v roku 60 dni od uveljavitve tega odloka.

Direktor nadaljuje z delom do izteka mandata.

Z dnem uveljavitve tega odloka prenehajo veljati odločba o ukinitvi Mestne knjižnice in čitalnice Ptuj ter študijske knjižnice Ptuj in ustanovitvi Ljudske in študijske knjižnice Ptuj (Uradni vestnik, št. 4/59), odločba o spremembi odločbe o ustanovitvi Ljudske in študijske knjižnice Ptuj (Uradni vestnik občin Ormož in Ptuj, št. 27/93), statut Knjižnice Ivana Potrča z dne 17. 2. 1994 in statutarna sklepa (Uradni vestnik Mestne občine Ptuj, št. 3/01 in 8/01).

Ta odlok začne veljati, ko ga v enakem besedilu sprejmejo mestni svet in občinski sveti občin ustanoviteljic in po objavi v uradnih glasilih občin ustanoviteljic.